KLAZULA INFORMACYJNA RODO 

Mając na uwadze, że „MENKE AGRAR POLSKA” SP. Z O.O. („Administrator”) z wyjątkową skrupulatnością podchodzi do zagadnień związanych  z zachowaniem poufności oraz ochroną danych osobowych, poniżej przedstawiamy zasady przetwarzania Twoich danych osobowych przekazanych  Administratorowi.  

  1. Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych jest spółka „MENKE AGRAR POLSKA” SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą  w Pianowie (adres siedziby: Pianowo 46, 64-000 Kościan), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000032026; sąd  rejestrowy, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki: Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy,  wysokość kapitału zakładowego: 2.040.500,00 zł; nr NIP: 7811695436; nr REGON: 634218350. 

Z Administratorem możesz skontaktować się w następujący sposób: 1) listownie: „MENKE AGRAR POLSKA” SP. Z O.O.; Pianowo 46, 64-000 Kościan;  2) mailowo na adres: info@menke-agrar.pl; 3) telefonicznie: +48 61 842 05 82. 

  1. Inspektor Ochrony Danych 

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (w tym konkretnym przypadku przepisy prawa tego nie wymagają względem tego konkretnego  Administratora), dlatego wszelkie informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych można uzyskać bezpośrednio u Administratora, za  pośrednictwem środków komunikacji wskazanych w pkt. 1 powyżej. 

  1. Podstawa i cel przetwarzania danych osobowych 

Jeżeli łączy Cię z Administratorem relacja biznesowa, podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes albo  wykonanie zawartej z Tobą umowy lub podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym zakresie  odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. f) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dn. 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”) albo art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Zwracamy uwagę, że prawnie uzasadniony interes obejmuje także pojęcie marketingu bezpośredniego usług świadczonych przez Administratora lub  strony trzecie. 

W przypadku braku powiązań biznesowych pomiędzy Tobą a Administratorem Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie Twojej dobrowolnej  zgody. W takim wypadku podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. 

W przypadku, gdy uczestniczysz w konkursie organizowanym przez Administratora, dane osobowe podane przez Uczestnika konkursu, będą  przetwarzane w celu: 

  • organizacji i przeprowadzenia konkursu, weryfikacji spełniania przez uczestników warunków uczestnictwa, wyłonienia laureatów, przyznania  i wydania nagrody, rozpatrywania reklamacji, próśb i roszczeń w stosunku do Administratora – w takiej sytuacji podstawą przetwarzania danych  jest art. 6 ust. 1 lit b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia  działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy); 
  • publikacji i upowszechniania informacji o laureatach konkursu, ich wizerunku oraz ich prac na stronie internetowej Administratora oraz w social  media, w tym na portalach Facebook i Instagram – w takiej sytuacji podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. dane osobowe  przetwarzane są na podstawie Twojej dobrowolnej zgody wyrażonej w ramach formularza zgłoszenia; 
  • w celach archiwizacyjnych i zapewnienia rozliczalności wymaganej przepisami RODO, w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami  związanymi z Konkursem – w takiej sytuacji Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1  lit. f RODO); 
  • w celu spełnienia przez Organizatora obowiązków przewidzianych w przepisach prawa, w szczególności w przepisach podatkowych – w takiej  sytuacji podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO). 

W przypadku wyrażenia dodatkowej zgody, Administrator ma prawo przetwarzać Twoje dane osobowe dla celów marketingowych, w tym prowadzenia  marketingu bezpośredniego oraz marketingu i promocji własnych usług bądź towarów oraz usług bądź towarów określonych w treści zgody podmiotów  współpracujących, także po zakończeniu obowiązywania umowy między Tobą a Administratorem. Administrator nie będzie przetwarzał Twoich danych  osobowych, jeżeli cofniesz uprzednio wyrażoną zgodę. Przetwarzanie dokonane przed cofnięciem zgody jest dalej zgodne z prawem. 

Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. 

Przekazanie Twoich danych do Administratora jest dobrowolne. Pamiętaj jednak, że w zależności od sytuacji, brak ich przekazania uniemożliwi kontakt z  Tobą bądź przesyłanie Ci treści marketingowych. W przypadku uczestnictwa w konkursie organizowanym przez Administratora podanie danych  osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie, a w przypadku zastania laureatem w Konkursie do czynności związanych z  przyznaniem i dostarczeniem nagrody. Niepodanie danych uniemożliwi Ci wzięcie udziału w Konkursie, a w przypadku zastania laureatem – uniemożliwi  dostarczenie Tobie Nagrody. 

  1. Odbiorcy danych 

Odbiorcami danych mogą być: podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa; banki – w celu obsługi dokonywanych transakcji;  podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie; dostawcy usług zaopatrujący Spółkę w rozwiązania techniczne i informatyczne umożliwiające  prowadzenie działalności gospodarczej. Tacy odbiorcy danych będą je przetwarzać wyłącznie na podstawie umowy zawartej ze Spółką jako  administratorem danych i zgodnie z poleceniami Administratora. 

Administrator przekazuje dane wyłącznie wtedy, gdy je posiada i gdy jest to niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania danych osobowych oraz  tylko w zakresie niezbędnym do jego zrealizowania. 

W razie wyrażenia przez Ciebie dodatkowych zgód Twoje dane osobowe będą mogły zostać udostępnione także podmiotom współpracującym  z Administratorem w celach wskazanych w treści tych dodatkowych zgód, w tym w celach marketingu i promocji usług tych podmiotów oraz usług  świadczonych przez Administratora, w tym do: otrzymywania informacji handlowych, informowania o nowych produktach, promocjach, akcjach  specjalnych, w celu monitorowania jakości usług świadczonych przez Administratora oraz prowadzenia badań satysfakcji Klienta. 

  1. Twoje prawa 

Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Ci prawo do: prawo dostępu do Twoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia (o  ile przepisy prawa nie nakazują Administratorowi dalszego ich przetwarzania), ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do  wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych. W każdym czasie masz prawo cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych.  Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej  cofnięciem. Ponadto przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uznasz, iż przetwarzanie Twoich danych  osobowych narusza przepisy RODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). 

  1. Dane szczególnie chronione (dane wrażliwe) 

Administrator nie będzie przetwarzał Twoich danych szczególnie chronionych, np. danych o stanie zdrowia, jeżeli nie wyrazisz na to dodatkowej zgody.  7. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich 

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (tj. państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) lub organizacji  międzynarodowej. W takim wypadku przekazanie takie jest realizowane wyłącznie gdy Administrator i podmiot przetwarzający spełnią warunki określone  w rozdziale V RODO. Warunki te zostaną spełnione w następujących sytuacjach: 

  • w sytuacji wydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony określonej w art. 45 ust. 3 RODO zapewnionej  przez dane państwo trzecie, terytorium lub określony sektor lub określone sektory w tym państwie trzecim lub przez daną organizację 

międzynarodową (dalej również jako „Decyzja”) i gdy transfer danych mieści się w zakresie Decyzji (lista Decyzji znajduje się na następującej  stronie internetowej: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_pl); • w razie braku Decyzji lub gdy transfer danych nie mieści się w zakresie Decyzji – w sytuacji zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń określonych  w art. 46 RODO (dalej również jako „Zabezpieczenia”), w tym m.in. za pomocą standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję  Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 RODO („Standardowe Klauzule Umowne”), pod warunkiem że spełnione są warunki stosowania  Standardowych Klauzul Umownych; 

  • w razie braku Decyzji lub braku możliwości zapewnienia Zabezpieczeń – w szczególnych sytuacjach i po spełnieniu odpowiednich przesłanek  opisanych w art. 49 RODO. 

Powyższe odnosi się w szczególności do korzystania przez Administratora z narzędzi wchodzących w zakres pakietu Office 365. Twoje dane zgodnie  z deklaracją dostawcy tych narzędzi przechowywane będą na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. W związku z korzystaniem z Office 365  część Twoich danych może być jednak przekazana dostawcy do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Przy czym obecnie Komisja Europejska nie zatwierdziła  odpowiedniego stopnia ochrony takiego transferu poprzez wydanie Decyzji. Prawo amerykańskie nie gwarantuje bowiem tak wysokiego stopnia ochrony  Twoich danych osobowych, jak regulacje unijne. Wobec tego podstawą prawną przekazania danych w opisywanej sytuacji są Standardowe Klauzule  Umowne zastosowane w ramach umów Administratora z dostawcą. Treść umów zawierających Standardowe Klauzule Umowne oraz informacje  potwierdzające spełnienie warunków ich stosowania zawarte są na stronie internetowej dostawcy pod linkiem: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA?lang=1. W celu uzyskania  szczegółowych informacji na temat ewentualnego przekazywania Twoich danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej i podstaw oraz  spełnienia warunków takiego przekazywania, skontaktuj się z Administratorem (dane kontaktowe znajdują się w pkt. 1 niniejszej klauzuli informacyjnej). 

  1. Okres przetwarzania danych osobowych 

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których dane te zostały  zebrane lub jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem, w szczególności przez okres realizacji umowy i okres  przedawnienia roszczeń. 

Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z jednolitym rzeczowym  wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. 

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby  rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał  obowiązek podatkowy.  

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres  przedawnienia roszczeń, wynikający z odpowiednich przepisów prawa. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postepowanie, okres  archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postepowań – prawomocnego zakończenia ostatniego  z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuższy okres  przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postepowanie.  

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody – będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.